Barkodun kullanım amacı,bir işlem sırasında (sipariş, satış, depolama, üretim, sevkıyat) insan hatalarını en aza indirmek ve işlem hızını arttırmak üzere kullanılır. Operatör bilgisayarın klavyesinden girmek yerine barkodları okutarak bilgileri bilgisayara aktarır. Bu yüzden hatalı girişleri engellemek için ürün etiketinizin üzerine gerekli bilgilerin barkodlanarak yazılması gerekmektedir. Dikkat edilmesi gereken diğer bir nokta da, hangi bilgilerin ürün üzerinde yer alıp almayacağıdır. Klavyeden girişlerde yapılan hata istatistiği ise 300 karakterde bir karakter hatadır. Bu iyimser bir tahmindir. Klavyesi iyi olmayan veya iş yoğunluğu fazla olan bir operatör daha fazla hata payına sahiptir. Bunun için barkod, kullanıcıların bu bilgileri doğru girmesini sağlar ve kullanıcının dikkatini farklı noktalar üzerinde yoğunlaştırmasını sağlar.
Örneğin çoğu zaman fiyat bilgisi barkodlanarak ürün üzerine basılmaz. Fiyat bilgisi, bilgisayarınızda ürün bazında tutulur. Fiyat bilgisi bilgisayarınızda ürün koduna karşılık gelecek şekilde girilir. Ürün barkodu okutulduğunda bilgisayarınızda bulunan program aracılığı ile okutulan barkoda karşılık gelen fiyat bilgisi veritabanından bulunarak, işlem yapılır. Bu sayede fiyat bilgilerini sadece bilgisayarınızdaki program aracılığı ile değiştirmek yeterli olacaktır. Aksi takdirde, ürün üzerinde bulunursa, fiyat değişikliğinde tüm ürünleri tekrar etiketlemek durumunda kalabilirsiniz. Genellikle ürün etiketlerinin üzerinde fiyat bilgisi, son kullanıcıyı bilgilendirmek amacı ile yazı ile yazılır.
Ürünü tarif eden veya ürüne özel bir takım bilgiler olabilir. Yukarıdaki örnek etiketlerde belirtildiği gibi, her bir ürüne ait seri numara, ağırlık bilgisi etiket üzerine basılabilir. Ürün eğer standart bir pakete sahip ve standart ürün ise, ürün ambalajı üzerine matbaa aşamasındayken de basılabilir. Eğer ürün ambalajı yok ise, ürün etiketlemesini kendiniz de yapabilirsiniz. Ürün etiketlemesini kendiniz yapacaksanız, genellikle bu iş için Barkod Yazıcılar kullanılmaktadır. Bu durumda, barkod yazıcısı ve etiket baskısı yapabilecek bir yazılıma ihtiyaç vardır.
Etiket ve Baskı Türü Seçimi
Barkod etiketleri kendinden yapışkanlı (sticker), karton, metal ve benzeri şekillerde olabilir. Etiket baskı yöntemi ise ikiye ayrılır:
1. Termal Baskı :
Termal baskı aynen klasik faks makinelerinde olduğu gibi, yazma işlemini kağıdı ısıtarak gerçekleştirir. Termal kağıda (ısıya duyarlı kağıt) yapılan bu baskı yönteminde ısınan kağıt yüzeyi, siyaha dönüşür ve baskı gerçekleştirilir. Basılan bu etiketlerin güneşte , sıcak ortamda, yoğun ışık altında kalması baskının bozulmasına sebep verebilmektedir. Bu yüzden dayanıklı bir baskı metodu değildir. Ancak kısa süreli kullanım için elverişlidir. Örneğin bankalarda işlem sırası için verilen sıra numarası etiketleri termal baskı ile basılan etiketledir ve kısa süre içinde kullanırlar. Termal baskı için termal etiket kullanılması zorunludur.
2. Termal Transfer Baskı :
Termal transfer baskı, ribbon diye adlandırılan şerit aracılığı ile yapılan baskıdır. Isıtılan şeridin etikete yapışması ile baskı gerçekleştirilir. Etiketin ısıya karşı duyarlı olması gerekli değildir. Bu baskı metodu dayanıklıdır. Isıdan, güneşten doğrudan etkilenmez. Baskının dayanıklılığı, etiketin ömrünün belirlemez. Eğer etiket yağmur, kar veya soğuğa maruz kalacak ise etiketin tipide önem taşımaktadır. Baskı yöntemi dışında, etiketin niteliğinin önemi büyüktür. Etiket ürüne yapıştırılacak ise, kendinden yapışkanlı etiket kullanılması gerekir. Eğer elbise, pantolon, ceket gibi bir ürüne takılacaksa, karton etiket kullanılabilir. Ürünün barındırılacağı yer ve ürünün niteliği etiket seçiminde etkili olacaktır. Örneğin etiketin ürün üzerinde kolaylıkla çıkartılmasını isteyebilir veya çıkartılma anında yırtılmasını isteyebilirsiniz. Buna göre kağıt, PE (plastik) karışımlı veya alüminyum etiket kullanabilirsiniz.
Ürünleri Etiketlemek Mümkün Değilse
Eğer ürün etiketleme yapılmayacak kadar ufak veya birim fiyatı düşük ürünler ise, ürün kodunu içeren etiketi, ürünün bulunduğu raf, dolap, çekmece üzerine de yapabilirsiniz. Örneğin civata, çivi, fener ampulü gibi malzemeleri etiketlemek son derece zor ve maliyetli olabilmektedir. Bunun için bu tür ürünler, tuttuğunuz paket, çekmece, raf gibi yerlere ürün etiketini yapıştırabilirsiniz. Bu durumda stoka giriş/çıkış işleminde bu barkod okutturularak işlem yapılabilir.